Сертификат ИСО 14001: требования, порядок получения, необходимые документы

В современном строительстве экологическая ответственность напрямую сказывается на репутации и определяет доступ к крупным проектам. Все чаще в строительной сфере заказчики требуют от подрядчиков подтверждения, что их работа не вредит окружающей среде. Таким подтверждением служит сертификат ISO 14001 или идентичный ему ГОСТ Р ИСО 14001. Его наличие означает соответствие компании требованиям международного стандарта, устанавливающего критерии в области обеспечения экологической безопасности.

В новой статье вместе с экспертами компании «ЮСтрой» разбираемся, что представляет собой сертификация на соответствие ISO 14001, какие требования он предъявляет к строительным организациям, как получить сертификат.

Содержание:

Чтобы понять, для чего строительным компаниям нужно получение сертификата ISO 14001, нужно сперва разобраться, что стоит за этим стандартом. Речь здесь идет о системе управления, которая помогает компании выстроить работу с эко-рисками так же эффективно, как с финансами, производственной безопасностью.

ISO 14001 — ключевой стандарт международной серии ISO 14 000, регулирующей вопросы экологического менеджмента. Его цель — помогать компаниям выстраивать эффективную систему экологического менеджмента (СЭМ), позволяющую снижать негативное воздействие на окружающую среду и контролировать природопользовательские риски на всех этапах деятельности.

Основой стандарта является цикл PDCA (Plan — Do — Check — Act):

• Планирование мероприятий.
• Исполнение плана.
• Анализ результата.
• Совершенствование.

Такой последовательный подход делает СЭМ непрерывно развивающимся организационным механизмом.

Оформление сертификата ISO 14001, несмотря на добровольный характер, — это практический инструмент повышения эффективности бизнеса. Главное преимущество этой процедуры в том, что выстроенная СЭМ снижает вероятность претензий со стороны надзорных инстанций. Организация заранее определяет значимые аспекты своей деятельности — выбросы, отходы, использование ресурсов — и управляет ими по утвержденным процедурам. Тем более важно прохождение сертификации, если компания планирует работать на международном рынке.

Важен также внутренний эффект структурированного подхода к управлению ресурсами:

• сокращение издержек;
• минимизация рисков санкций;
• оптимизация производственных процессов.

В результате компания получает не только экологическую устойчивость, но и материальные преимущества.

В любом строительном проекте неизбежно влияние на природную среду — при использовании стройматериалов, при работе техники, при утилизации образующихся отходов. Стандарт ISO 14 001, равно как и ГОСТ Р ИСО 14 001, помогает выстроить эти процессы так, чтобы минимизировать ущерб, способный сказаться на репутации, и одновременно повысить управляемость. А в ряде государственных и инфраструктурных тендеров наличие действующего сертификата ISO 14 001 включено в квалификационные требования.

Помимо того, компания, у которой процессы документированы и управляются по стандарту, в меньшей степени рискует получить штрафы от надзорных органов и претензии со стороны заказчиков. Это особенно важно при работе на международном рынке.

Стандарт устанавливает конкретные требования к тому, как должна быть организована СЭМ: на каких принципах базировать ее, какие процессы обязательны, как организуется постоянное улучшение.

Ключевые положения и принципы стандарта

Стандарт ГОСТ Р ISO 14001 основан на концепции системного подхода в области обеспечения экологической безопасности. То есть компания должна не просто выполнять отдельные экологические мероприятия, а выстроить замкнутый контур управления, охватывающий весь цикл работ и отвечающий ряду требований:

• Учет контекста. Необходимо определить, какие внутренние и внешние факторы влияют на экологические цели организации: особенности площадок, используемые технологии, требования заказчиков и законодательства.
• Лидерство. Руководство компании должно играть ключевую роль в формировании экологической политики, приоритизировать цели и распределить роли.
• Планирование. Организация должна определять значимые аспекты воздействия и риски для окружающей среды и возможности их минимизации, ставить измеримые цели.
• Документированность. Все процедуры, инструкции и результаты проверок должны фиксироваться и храниться, чтобы в случае необходимости подтвердить исполнение эко-требований и обеспечить преемственность процессов.
• Постоянное улучшение. Результаты должны регулярно анализироваться, а система экологического менеджмента — корректироваться по итогам аудитов, изменений законодательства или производственных условий.

При соблюдении этих принципов СЭМ становится живым и эффективным инструментом управления.

Как требует стандарт ГОСТ Р ISO 14001, в организации была выстроена система управления, охватывающая все этапы работы с аспектами влияния на экологию от выявления возможных рисков до анализа результатов.

Первое, что нужно внедрить, — порядок определения и оценки экологических аспектов. Компания должна понимать, какие виды деятельности влияют на окружающую среду, насколько выражено это влияние и какие меры принимаются для его снижения.

Следующая важная процедура — разработка и реализация экологической политики и целей. Чтобы отслеживать прогресс было проще, цели должны формулироваться в измеримых показателях: объем выбросов, количество отходов, уровень утилизации.

Не менее важна процедура управления документированной информацией. Все инструкции, журналы, протоколы аудитов и отчеты должны храниться, регулярно обновляться и быть доступными тем, кто отвечает за выполнение требований.

Отдельный блок — мониторинг и изменения. Компания обязана отслеживать выполнение экологических программ, вести производственный контроль, анализировать отклонения и при необходимости корректировать действия.

Наконец, важен внутренний аудит и анализ со стороны руководства. Это инструмент проверки того, насколько эффективно система работает и достигаются ли поставленные цели. По итогам аудита принимаются решения о корректирующих мерах, что гарантирует непрерывное совершенствование действий компании в области обеспечения экологической безопасности.

Стандарт ISO 14001 не ограничивается наличием общей экологической политики — он требует документального подтверждения на каждом уровне. Ниже рассмотрим, какие документы необходимы для получения сертификата ISO и как они должны быть оформлены.

Чтобы получить сертификат ИСО 14001 компания должна подготовить документированную базу по СЭМ:

• Процедура управления документами и записями.
• Процедура мониторинга и управления операциями.
• Процедура установления целей в области экологической безопасности и планов их достижения.
• Порядок идентификации требований Закона и возможных несоответствий.
• Протокол выявления возможных аварийных ситуаций и реагирования на них.
• Порядок обучения и информирования персонала.
• Процедура оценки эффективности СЭМ.

При необходимости этот список дополняется отраслевыми документами — например, программой производственного экологического контроля или планом обращения с отходами. Опциональным документом также является руководство по СЭМ как сводный источник информации.

Чтобы пройти сертификацию на соответствие, нужен и обширный пакет организационно-правовых документов:

• непосредственно заявка;
• копии учредительных документов и свидетельства о регистрации компании;
• реквизиты;
• структурная схема компании;
• список заявленных видов деятельности;
• копии лицензий (при наличии);
• квалификационный состав персонала;
• перечень ответственных в области экологической безопасности.

Для предприятий, подпадающих под категории I–III НВОС, для получения сертификата ИСО 14001 обязательна Программа ПЭК в соответствии с Федеральным законом № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды».

Сертификационный аудит оценивает не только наличие бумаг, но и то, насколько они отражают реальные процессы компании.

Первое условие — актуальность и управляемость документированной информации. Все версии должны иметь дату утверждения, ответственное лицо и порядок внесения изменений.

Второе правило — ясная структура и однозначность формулировок. Документы СЭМ должны быть понятны сотрудникам, вовлеченным в процесс. Хорошая практика: начинать каждый документ с цели, области применения и ответственных лиц.

Важно также обеспечить прослеживаемость данных. Каждое измерение, аудит или действие по корректировке должно иметь запись с датой, исполнителем и результатом.

И наконец, документы должны быть доступны и защищены. Рабочие версии следует держать по месту использования; архивные — на контролируемом хранении. При электронном ведении необходимо обеспечить резервное копирование и защиту от несанкционированных изменений.

Процесс оформления сертификата ISO 14001 требует системности и последовательности. Нельзя просто подать заявку и получить сертификат — сначала компания должна внедрить все необходимые процедуры, убедиться, что система действительно работает, и лишь потом проходить внешний аудит. Рассмотрим, как пройти процедуру сертификации на соответствие ISO 14001 поэтапно: от подготовки и анализа текущего состояния до проведения аудита и получения официального документа.

Первый шаг к получению сертификата ISO 14001 — диагностика текущего состояния компании, она же gap-анализ. Она определяет, в каких процессах уже обеспечено соответствие требованиям международного стандарта ISO, а какие предстоит доработать.

После gap-анализа руководство утверждает экологическую политику и назначает ответственного за внедрение СЭМ. Составляется рабочая группа, которая собирает сведения о деятельности компании, оценивает риски для окружающей среды, значимые аспекты и существующие контрольные меры.

Далее разрабатывается план внедрения системы экологического менеджмента:

• распределяются обязанности;
• устанавливаются сроки;
• определяются ресурсы и показатели эффективности.

Результатом подготовительного этапа становится структурированный план действий, по которому компания сможет выстроить систему экологического менеджмента и перейти к следующему шагу — внедрению процедур и практик, предусмотренных в рамках международного стандарта ISO 14001.

На этом шаге компания переходит от проектирования к реальной работе по стандарту ISO 14001. Прежде всего разрабатываются и утверждаются внутренние процедуры: порядок обращения с отходами, мониторинга выбросов, реагирования на чрезвычайные ситуации, ведения записей и внутреннего контроля. Каждый процесс закрепляют документально и доводят до сотрудников, вовлеченных в выполнение экологических требований.

Далее идет обучение персонала. Инженеры, мастера, специалисты охраны труда, а также руководство компании проходят инструктаж по своим ролям в СЭМ. Важно, чтобы сотрудники понимали не только, что делать, но и зачем — именно осознанность делает систему устойчивой.

Следующий шаг — запуск механизмов внутреннего контроля. Компания начинает собирать данные по выбранным критериям эффективности, фиксировать результаты мониторинга и анализировать отклонения. Параллельно проверяется выполнение экологических целей, утвержденных на подготовительном этапе.

К завершению этого этапа организация уже имеет работающую систему, где управление воздействием на окружающую среду встроено в общий производственный процесс. Это база для проведения внутреннего аудита и последующей внешней сертификации.

Когда компания внедрила и запустила систему экологического менеджмента, наступает этап проверки ее результативности.

Сначала силами самой компании или привлеченных подрядчиков проводят внутренний аудит. Его цели: выявить несоответствия, проверить выполнение процедур, корректность записей и подготовленность сотрудников. По итогам составляют отчет и план корректирующих действий.

После устранения замечаний организация подает заявку в аккредитованный сертификационный орган, включенный в реестр Росаккредитации. Аудит проходит в два этапа:

• Этап 1 — документарная проверка. Аудиторы анализируют разработанную документацию, политику, реестры, программы и отчеты.
• Этап 2 — выездная проверка. Специалисты оценивают, как система работает на практике: проводят интервью с персоналом, посещают объекты, проверяют записи мониторинга и отчеты внутреннего аудита.

Успешное прохождение проверок дает право получить сертификат ИСО 14001. Документ действует три года, однако ежегодно организация проходит надзорные аудиты, которые подтверждают, что СЭМ остается в актуальном состоянии и продолжает развиваться.

Такой подход обеспечивает не разовую проверку, а постоянное улучшение системы, что и лежит в основе философии международного стандарта ISO 14001.

Международный стандарт ISO 14001 — лишь один из элементов семейства ISO 14000, посвященного экологическому управлению. Эти документы взаимосвязаны и дополняют друг друга, формируя единую систему принципов и инструментов для снижения экологических рисков и устойчивой работы. Ниже рассмотрим, чем ISO 14 001 отличается от других стандартов серии и как устроено продление уже полученного сертификата.

Из всех стандартов семейства ISO 14000 прохождение сертификации актуально только для ISO 14001. Остальные стандарты серии носят рекомендательный или специализированный характер.
Основные различия можно представить так:

• ISO 14001 — основной стандарт, по которому проводится сертификация на соответствие. Определяет требования к построению, внедрению, поддержанию и улучшению системы экологического менеджмента.
• ISO 14004 — методическая база внедрения СЭМ. Помогает компаниям адаптировать требования сертификата ИСО 14001 под собственную специфику и совершенствовать систему.
• ISO 14064 — устанавливает принципы учета, верификации и отчетности по выбросам парниковых газов. Используется предприятиями, отслеживающими углеродный след.
• ISO 14046 — описывает методологию оценки водного следа продукции и процессов, включая измерение потребления и загрязнения водных ресурсов.
• ISO 14020…14025 — группа стандартов по экологической маркировке, определяющих правила использования знаков и деклараций об экологичности продукции.
• ISO 14040 и ISO 14044 — регулируют проведение оценки жизненного цикла продукции (LCA) от добычи сырья до утилизации.
• ISO 19011 — универсальный стандарт по проведению аудитов систем менеджмента, включая экологические.

Для строительных компаний центральным остается ISO 14001. Он задает рамки управления, тогда как остальные документы помогают развивать и углублять практику эко-менеджмента в конкретных направлениях.

Срок действия и процедура продления

Стандарт предполагает, что система экологического менеджмента остается «живой»: компания должна постоянно улучшать процессы и подтверждать их результативность. Поэтому в течение трехлетнего срока действия сертификата организация должна каждый год пройти процедуру надзорного аудита. Его задача — убедиться, что система продолжает функционировать, документация актуальна, а выявленные ранее несоответствия устранены. По итогам проверки аудитор готовит отчет и при необходимости рекомендации по улучшению.

По завершении трехлетнего цикла проводится ресертификация — повторная полная проверка системы. Она проходит по той же схеме, что и первоначальный аудит: анализ документов, интервью с персоналом, выезд на объекты. Если система экологического менеджмента отвечает условиям стандарта, действие сертификата продлевается еще на три года.

При существенных изменениях в структуре компании, видах деятельности или законодательстве рекомендуется внеочередной аудит, чтобы подтвердить, что СЭМ остается актуальной. Такой подход позволяет поддерживать доверие со стороны заказчиков и гарантирует, что экологический менеджмент в организации развивается в соответствии требованиям международного подхода к стандартизации.